আমরা ইতিমধ্যে হিসাবরক্ষণে কোডিং সিস্টেমের উপযোগিতা এবং বিভিন্ন ধরনের কোডিং মেথড সম্পর্কে জেনেছি। লেনদেন প্রক্রিয়াকরণ অথবা আয় ব্যয়ের কোনো আইটেমে যথাযথ কোড আরোপ করার ক্ষেত্রে ত্রুটি হতে পারে। এসব ভুলের জন্যও লেনদেন হিসাবরক্ষণে ভুল আসে। স্বভাবতই আমাদের একটি | প্রতিষ্ঠানের কোডিং কাঠামো প্রধান আয়ের উৎস, বায়ের ধরন প্রতিষ্ঠানের প্রধান কার্যক্রম সম্পর্কে বিস্তারিত ধারনা রাখতে হবে। এর মাধ্যমে কোডিং এর ত্রুটিসমূহ শনাক্তকরণ এবং পরবর্তীতে সংশোধন করা সম্ভব। কোডিংয়ে বিভিন্ন ধরনের ত্রুটি ঘটতে পারে। যেমন: একটি লেনদেন থেকে প্রাপ্ত উপাত্ত প্রক্রিয়াকরণে ভুল হিসাবের কোড আরোপন হতে পারে। নিচে তিনটি উদাহরণের সাহায্যে ব্যাখ্যা করা হলো।

উদাহরণ-১: মনে করি, একটি প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় হিসাব সাধারণভাবে 027 কোডের মাধ্যমে রেকর্ড করা হয়। অন্যান্য আয়ের ক্ষেত্রে 028 কোড ব্যবহৃত হয়। এখন, ভুলক্রমে স্বল্পমেয়াদি বিনিয়োগ থেকে প্রাপ্ত সুদের আয় (Interest income from short term investment), বাড়ি ভাড়া থেকে প্রাপ্ত আয় (Rental income from investment property) ইত্যাদি আয় লিপিবদ্ধকরণে 028 কোড ব্যবহার না করে ভুলক্রমে 027 কোড ব্যবহার করা হলো। ফলে অন্যান্য আয় কম রেকর্ড হবে এবং বিক্রয় সংক্রান্ত আয় ভুলক্রমে বেশি আসবে।

উদাহরণ-২: তাহিমা ট্রেডার্সের কোডিং সিস্টেমে প্রত্যেক ক্রেতার জন্য একটি করে কোড প্রদান করা হয়। যার সাহায্যে উক্ত ক্রেতার সাথে লেনদেনের প্রক্রিয়াকরণ এবং ক্রেতার জন্য দেনাদার হিসাব (Receivables ledger) আপডেট করা হয়। মনে করি দুইজন ক্রেতা জাহিদুর রহমান ও জাহিদ হাসানের জন্য যথাক্রমে J02 এবং 303 কোড ব্যবহৃত হয়। এখন, জাহিদ হাসানের কাছে বাকিতে ১০,০০০ টাকা বিক্রয় করলে J03 কোড ব্যবহার করা উচিত। কিন্তু J02 কোড ব্যবহার করলে ভুল কোড ব্যবহার করার জন্য হিসাবে ভুল আসবে।

উদাহরণ-৩: বিদিশা বেকারি তাদের প্রতিটি পণ্যের জন্য নির্দিষ্ট মেমনিক কোড ব্যবহার করে যেমন চকলেট তুকির জন্য CHOCO, পাউরুটি রোলের জন্য BRRO, কাপ কেক এর জন্য (CUPCK)। যেমন- একজন ক্রেতা ২০০ পিস কাপকেক অর্ডার দিল এবং পণ্য সরবরাহের পর বিক্রয় চালান পাঠানো হয়। কিন্তু আইটেমের কোড ভুলক্রমে CHOCO দেওয়া হয়। এই ভুলের ফলে কাপ কেকের পরিবর্তে চকলেট কুকির বিক্রয় লিপিবদ্ধ করা হবে।

আমরা এখন ব্যয় লিপিবদ্ধকরণে কোডিং এর ত্রুটি নিয়ে একটি চিন্তা করি। মাশরুর এন্ড কোং-এর ৪টি মোটর গাড়ি রয়েছে। গাড়িগুলোর কোড যথাক্রমে (T505, V787, F406, G369)। গাড়িগুলোর জন্য যাবতীয় খরচ ME67 কোডের হিসাবে রেকর্ড করা হয়। মাশরুর এপ্রিল মাসে আরেকটি নতুন গাড়ি ক্রয় করে যার কোড (X-608)। একমাসে সাধারণত ২০,০০০ টাকার মত খরচ হয়। কিন্তু ২০২২ সালের এপ্রিল মাসে দেখা গেল মোট মোটর গাড়ি সংক্রান্ত ব্যয় ২,২২,০০০ টাকা যা অস্বাভাবিকভাবে বেশি। এবার ME67 কোড ব্যবহার করে এপ্রিল মাসের খরচসমূহের ইনপুট উপাত্তসমূহ বিশ্লেষণ করে পাওয়া গেল :

উপরোক্ত বিশ্লেষণ থেকে ১৭/৪/২০২২ তারিখে গাড়ি ব্রুয়ের ব্যয়কে ভুলক্রমে মোটর গাড়ির খরচের হিসাবে দেওয়া হয়েছে। অর্থাৎ, উক্ত লেনদেন লিপিবদ্ধ করলে সম্পদ হিসাবের কোডের পরিবর্তে খরচ হিসাবে কোড ব্যবহার করে উপাত্ত প্রক্রিয়াকরণ করা হয়েছে। এর ফলে সম্পদের হিসাব কম এবং খরচের হিসাব বেশি এসেছে। আমরা দেখতে পাচ্ছি, ভুল কোড আরোপণের ফলে আয় ও ব্যয়ের হিসাবে গরমিল হয়।

কোডিং-এর ত্রুটিগুলো সংশোধন: আমরা ইতিমধ্যে কোনো লেনদেন যদি ভুল হিসাবে দাখিল করা হয় তাহলে কীভাবে সংশোধন করা হয় তা সম্পর্কে জেনেছি। একইভাবে, ডাটা এন্ট্রির (Data entry) করার সময় আমরা কোনো লেনদেনের জন্য ভুল কোড আরোপ করে জাবেদাভুক্তকরণ করতে পারি, অথবা একটি ব্যয় উপাদানকে ভুল হিসাবে অন্তর্ভুক্ত করতে পারি। সাধারণ এ জাতীয় কোডিং ত্রুটির ভুল সংশোধন দুই ধাপে হয় । ধাপ-১: প্রথমে দাখিলকৃত ভুল এন্ট্রিকে বাতিল করার জন্য এর বিপরীত দাখিলা (Reversing entry) দেওয়া হয়। ধাপ-২: পরবর্তীতে সঠিক কোড ব্যবহার করে সঠিক আয়, ব্যয় কেন্দ্রে অথবা সঠিক আয়, ব্যয় উপাদান হিসাবে লেনদেনটি রেকর্ড করে ভুল সংশোধন করা হয়।